Servicios

Nuestros Puntos fuertes y ventajas.

La integración y coordinación de los  siguientes servicios es muy minuciosa, laboriosa y complicada sobre todo para quienes no tienen el tiempo y la experiencia en este ramo, en CONTROLTUR usted lo encuentra, ahorrándole su valioso tiempo, el que le permitirá aplicarlo a lo medular e importante de su programa académico.

Otra ventaja de nuestros servicios de coordinación, es que son flexibles, adaptables y escalables. Contrátenos el módulo a donde requiera mas ayuda u ocúpenos de manejar toda la planeación, logística y operación de principio a fin.

 

  • Planeación

  • Análisis de fechas, fechas de eventos similares, fechas de oportunidad en el (los) destino(s).

  • Selección de ciudad sede, hotel(es) sede(s).

  • Si aplica selección de Recintos, Centro de Convenciones, etc.

  • Inspección y VoBo de la sede, gestiones de apoyo con autoridades y  oficinas de visitantes locales.

  • Elaboración del programa.

  • Análisis de espacios, tiempos y montajes del recinto.

  • Selección de temas y ponentes invitados.

  • Preparación de la carta invitación a los ponentes.

  • Integración de servicios.

  • Evaluación y selección de prestadores y proveedores de servicios por calidad y precio.

 

  • Proyecto financiero de cada evento.

  • Elaboración de presupuestos con; Escenarios adversos, normales y óptimos.

  • Promoción y Difusión.

  • Elaborar, adecuar o actualizar la página en Internet del evento.

  • Recopilar o adquirir las bases de datos actualizada al perfil de asistentes afines.

  • Elaborar la comunicación gráfica digitalizada para la difusión y promoción masiva vía Internet.

  • Analizar la parte de impresos; folleto promocional, programa preliminar y final. Diseño de la imagen y materiales impresos del evento.

  • Distribución de los impresos vía hospitales departamento de enseñanza, correo ordinario o mensajería especializada.

  • Obtener el directorio de medios de comunicación especializado, realizar un comunicado de Prensa en su etapa inicial y final, distribuirlo entrega a mano a los medios. Si es el caso, convocar a conferencia(s) de prensa. O colocar anuncios en revistas o periódicos.

  • Subcontratación de prestadores y proveedores de servicios

  • Habitaciones de Hotel

    • Bloqueo de habitaciones para ofertar diversas categorías de hoteles.


  • Registro de participantes en línea.

  • Módulo del sistema de registro y pago en línea a través de la página de Internet..

  • Módulo del sistema de información y reservaciones de hoteles y pagos o garantías en línea.

  • Módulo de información turística y de tarifas aéreas.


  • Registro de participantes en sede.

  • Implementación del sistema de registro en red, con estructuras, computadoras, impresoras, personal técnico, materiales del evento, imagen y manual del procedimiento.

  • Diseño y elaboración de materiales del evento; carpetas, portafolios, maletines, blocas, plumas, gafetes, diplomas, constancias, etc.


  • Exposición Comercial y Patrocinadores, logística y comercialización.

  • Análisis y planeación del área de exhibición y áreas de patrocinios.

  • Levantamiento arquitectónico del espacio comercial.

  • Plan mercadotécnico de comercialización de espacios y patrocinios

  • Diseño y elaboración del comunicado gráfico digitalizado y del folleto impreso de promoción y venta.

  • Obtener la base de datos de la industria.

  • Difusión y promoción a la industria y prospectos a través de: Comunicación gráfica digitalizada con envíos masivos vía Internet, distribución por correo ordinario, presentación por convocatoria.

  • Si se requiere, equipo de comercialización y fuerza de ventas.


  • Exposición Comercial, equipamiento e instalación en la sede.

  • Elaboración y distribución entrega a mano y firma del manual del expositor.

  • Disposición de planos, accesos, montacargas y seguridad al exhibidor.

  • Instalación y habilitación de alfombras, mamparas, energía eléctrica, señalización, recursos técnicos y áreas de servicios al exhibidor.


  • Equipamiento y habilitación de salones y áreas comunes.

  • Elaboración de planos de montaje por áreas y salones.

  • Elaboración y habilitación de la señalización en áreas comunes y corredores.

  • Implementación y habilitación de escenografías y ambientaciones de salones de conferencias.

  • Implementación del equipo audiovisual y técnico por salón.

  • Si es requerido, implementación de servicios como transmisión vía satélite, microondas, enlaces cibernéticos, salones con montajes tipo parlamentarios,  entre otros.

  • Elaboración gráfica digitalizada del programa por día por salón en pantallas de plasma.

  • Implementación de la sala de pruebas o “Speaker Ready Room”.

  • Habilitación del sistema de traducción simultánea, intérpretes y técnico en salones, dispositivo del control de audífonos.

  • Implementación y habilitación de mamparas para la exhibición de carteles y proceso de montaje y desmontaje para control de los mismos.


  • Programa de Alimentos, Social y Turístico.

  • Incorporación de alimentos dentro del esquema del programa; café, bocadillos, recesos con montajes temáticos, desayunos o comidas de trabajo.

  • Rompehielos con cócteles recepción, de bienvenida, música en vivo o grabada, degustación de canapés, vinos de honor, decoración y ambientación del lugar, actividades temáticas (casino, carnaval, mexicanismo, años 20s, 3os, 40s, etc.).

  • Comidas o Cenas de clausura o Gala, elaboración y entrega de invitaciones, selección de menús y bebidas, montaje de mesas, decoración y ambientación, espectáculo, orquestas o grupos musicales,  sistema de asignación y/o control de mesas reservadas.

  • Preparación del programa turístico-socio cultural para acompañantes y/o para todo el grupo (incluido u opcional), con paseos de 2, 3 o 4 horas, o excursiones de todo el día a puntos y lugares de interés cultural del destino.  Mesa de Hospitalidad para información del lugar y venta de opcionales.


  • Transportación.

  • Implementación de transporte (incluido u opcional) en:

  • Traslados de aeropuerto a hoteles y v.v.

  • Servicios de autobuses en transporte entre hoteles y sede en horarios de trabajo, eventos sociales o paseos turísticos socio-culturales.

  • Contratación de vehículos oficiales del evento.

  • Contratación de autobuses o camionetas para visitas técnicas.


  • Coordinación, supervisión.

  • Responsable de coordinación general del evento.

  • Responsables de áreas.

  • Responsable del seguimiento y reconfirmación a ponentes invitados

  • Contratación de edecanes, mensajeros, secretarias, personal de seguridad, carga, andamios, etc.

  • Contratación de sistemas de radio comunicación.