Plan Operativo

Servicios
Actividades de un Proyecto

Planeación

Especificaciones de la sede y negociaciones

El Cliente y CONTROLTUR determinamos juntos sus especificaciones, requerimientos y preferencias.  Hacemos una investigación de las facilidades disponibles en el destino y les presentamos las mejores alternativas. Visitadas y revisadas estas con ustedes, negociamos los convenios y condiciones que sean los mejores de acuerdo a las especificaciones del evento y lo más benéfico para el Cliente.

Nos reunimos para desarrollar los criterios del evento, los cuales incluyen, apoyos de las autoridades locales, determinar el espacio de la reunión, las necesidades de habitaciones, integración de los servicios requeridos y otros puntos clave. Durante este proceso los estamos consultando para asegurar que convenimos juntos en lo mismo.


Tareas de Coordinación

Servicios previos al evento

Mientras usted y su personal se enfocan en el contenido, CONTROLTUR se convierte en su propio departamento de planeación y ejecución de las actividades del desarrollo de la reunión.

Ponentes Invitados

Los ponentes y los temas que presentan son el pilar de una conferencia exitosa.

Trabajamos en equipo con ustedes para determinar el programa, y desarrollamos una guía con formas y tiempos para ambos ustedes y los ponentes, esta guía entre otras especificaciones incluye:

  • Planes de viaje con itinerarios aéreos, terrestres y hospedaje.
  • Solicitudes de equipo audiovisual para su material de presentación.

De esta forma entramos y estamos en contacto con sus ponentes.

  • Y los mantenemos constantemente informados de sus particulares solicitudes formuladas, fechas límites y cambios o ajustes en los programas.
  • Contestamos a todas sus preguntas, los ayudamos con solicitudes especiales y nos aseguramos que tengan lo necesario para el éxito de su conferencia.
  • Se le brinda una atención personalizada en el evento desde su llegada hasta su salida.


Página de INTERNET

A través de nuestros asociados o con sus mismos proveedores en tecnología WEB, en conjunto con ustedes revisamos el diseño, contenidos, aplicaciones estáticas, dinámicas y costo de la página para INTERNET del evento. Bien ya sea en una página activa para insertar el nuevo contenido, o para actualizar y/o reactivar la que se tenga inactiva o caduca, o crear un nuevo dominio.

Medios e Impresos

Con nuestro departamento asociado de Relaciones Públicas y de impresos analizamos con ustedes la convocatoria y líneas de comunicación que se quiera tener con el perfil de los participantes. De ahí se desprende una propuesta de  plan de medios e impresos para llegar al mercado potencial del evento.



Registro y Reservaciones en línea

Nuestro servicio de Registro y coordinación de participantes cuenta con un diseño excelente,  para una ejecución adaptable a cualquier evento. Entre otros conceptos principales son:

 

  • El sistema de registro y pago en línea con tarjetas de crédito o depósitos bancarios, adaptándole las categorías y tipos de registro que el evento necesite. Con el valor agregado de generar una base de datos actualizada.

  • Enlace con nuestro sistema de reservaciones de hotel en 5 pasos para pagar o garantizar su hospedaje y servicios de traslados de llegadas y salidas.

  • Enlace con páginas de reservaciones de avión, otorgándoles previamente autorizadas por las líneas aéreas claves de descuentos.

  • Y una página mencionado una variedad de opciones turísticas y culturales para visitar en el destino durante su estancia.


Logística de la Exhibición y Patrocinios

Coordinamos con personal calificado y competente la planeación del área comercial y de patrocinios, elaborando arquitectónicamente los planos de espacios de la exhibición considerando los detalles de flujo de gente, seguridad, tiempos de montajes y desmontajes, elaboración de manuales, guías y mesa de servicios para los expositores.

De forma opcional por si se requiere, ofrecemos nuestra fuerza de ventas asociada para la comercialización de stands y patrocinios para el evento.  Nuestro personal capacitado, analiza de acuerdo a las experiencias anteriores y buscará la forma de hacer el plan mercado lógico adecuado al prospecto de patrocinador y de comprador de stands, para que su venta sea atractiva y beneficiosa para ambas partes, nuestro cliente y el exhibidor/patrocinador.


Subcontratación de Recursos Humanos

Dependiendo de la complejidad del evento, personal adicional en la sede puede ser necesitado para lograr un evento exitoso.  Revisamos en este aspecto que puede hacer falta y proponemos un adecuado y óptimo uso de recursos humanos (sub coordinadores, edecanes, voluntarios, personal de apoyo, etc.) que nos permitan cumplir satisfactoriamente la atención y el desarrollo de la reunión.

Tareas de Coordinación y Supervisión

Servicios en la sede

La asignación de nuestro(s) ejecutivo(s) coordinador(es) para el evento cubren el perfil de tener experiencia, ser competente(s), capaz de manejar múltiples responsabilidades y de ofrecer soluciones viables a los problemas que se puedan presentar.  Se reúnen con los ejecutivos de los recintos y su personal para revisar a detalle los servicios contratados y metas a lograr antes de que comience el evento y la llegada de participantes. El rol del coordinador(es) en la sede se adapta de acuerdo a las necesidades del evento y cubre entre otras:

  • Habilita las mesas o módulos de hospitalidad en aeropuerto y hoteles para la atención y servicio a las reservaciones.
  • El montaje de las áreas de registro y su proceso de organizar líneas, materiales, señalizaciones, módulos de información y atención al participante.
  • El montaje de la señalización para el tráfico eficiente del flujo de personas.
  • Implementa la instalación de los salones de conferencias supervisando, probando y ajustando escenografías, montaje de mobiliario y equipos audiovisuales.
  • Coordina la llegada de materiales de exhibidores, adecua e instala el piso de exhibición, ayuda con el tráfico de materiales del área de descargas al piso, atiende las necesidades de los expositores y ayuda con el tráfico del desmontaje y salidas del recinto.
  • Encausa y monitorea en tiempo y forma los servicios de alimentos contratados y programados, supervisa montajes, garantías y consumos.  Coordina y supervisa los eventos sociales del grupo y/o de los patrocinadores parte del evento.
  • Supervisa los recursos humanos, la seguridad, limpieza de las facilidades instaladas.
  • Es(son) el contacto para el Comité Directivo y Organizador del evento.


Cotización, Proyección financiera, Administración

Subcontrataciones de servicios

Experiencia y asesoría es la clave que necesita para un evento exitoso.  Esto lo consigue con nuestro servicio de consultoría, con probada experiencia y metodología.

Actuamos como sus expertos coordinadores en la selección de prestadores y proveedores de servicios, solicitamos sus cotizaciones y condiciones a fin de preparar y presentarles un comparativo y presupuesto estimado de gastos del evento desglosado por cada una de las áreas, en conjunto se revisa para adaptar  sus necesidades económicas al presupuesto.

Las áreas a cotizar son:

  • Coordinación de atención antes, durante y después a profesores invitados.
  • Diseño y elaboración de planos, montajes y señalización de todas las áreas.
  • Diseño, desarrollo e Implementación de la página en INTERNET.
  • Diseño y producción de comunicaciones gráficas e impresos.
  • Diseño e implementación de registro en línea
  • Equipamiento, instalación, decoración y ambientación de salones y  áreas en la sede.
  • Consumo de bebidas y alimentos programados en sesiones o eventos sociales.
  • Transportación a visitas, eventos y/o paseos.
  • Recursos Humanos.


Planeación Financiera.

Desarrollado el presupuesto de gastos del evento,  consideramos diferentes escenarios para explorar las variantes de ingresos que nos permitan tomar decisiones sobre que cuotas, renta de stands, patrocinios y/o contribuciones.

Presentamos una propuesta inicial de  resultados, basado en las especificaciones e ingresos del evento, lo revisamos conjuntamente y lo ajustamos basados a sus expectativas. Se podrá definir que factibilidad y viabilidad tiene el evento.

Administración.

Revisados y aprobados tanto las especificaciones de la reunión, el presupuesto y el proyecto financiero, llevamos registro de los gastos e ingresos elaborando reportes comparativos con el presupuesto.  Nuestro reportes administrativos son:

  • Registro de las facturaciones, depósitos y pagos que se hagan o tenga conocimiento CONTROLTUR.

  • Copia de todas las facturas las tienen CONTROLTUR y el Comité Organizador para ser revisadas con precisión.

  • Registro y comprobación fiscal de los gastos efectuados por CONTROLTUR

  • Estado de cuenta detallado de los Ingresos, Gastos y Estado de Resultados.